Référents dans l'entreprise : connaissez-vous ceux qu'il faut nommer ?

Référents dans l'entreprise : connaissez-vous ceux qu'il faut nommer ?

Depuis 2012, avec la création du « référent sécurité », de nouveaux référents légaux sont apparus, dans différents domaines d’action. Les référents à désigner varient en fonction de la taille de l’entreprise.

Ainsi, il convient de vérifier si votre entreprise dispose des interlocuteurs essentiels :
1. Référents « harcèlement sexuel et les agissements sexistes » du CSE et de l’employeur.
2. Référent « handicap ».
3. Référent « RGPD ».
4. Référent « Sécurité-prévention des risques professionnels. »
5. Référent « Alertes professionnelles » (lanceur d’alerte).

1. Référents « harcèlement sexuel et les agissements sexistes » du CSE et de l’employeur

Pour le CSE : quel que soit l’effectif de l’entreprise, depuis le 1er janvier 2019, le CSE doit désigner parmi ses membres titulaires ou suppléant un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes. Cette désignation obligatoire est faite en réunion par l’adoption d’une résolution à la majorité des membres présents et est valable pour la durée du mandat de l’élu désigné (art. L2314-1 du code du travail). La mission du référent n’est pas définie par le code du travail, mais il doit contribuer à la promotion de la santé, de la sécurité et de l’amélioration des conditions de travail des salariés et d’initier toute mesure utile pour la protection collective et individuelle des salariés. Le référent bénéficie de la formation en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, de ses heures de délégation et de sa liberté de circuler dans et en dehors de l’entreprise.

Pour l’employeur : les entreprises de 250 salariés et plus doivent désigner un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes (art. L1153-5-1 du code du travail). Il est désigné par l’employeur parmi ses salariés pour une durée indéterminée. Toutefois, l’objectif est que le salarié dispose d’un interlocuteur utile. Toutefois, compte tenu de ses attributions, il a naturellement vocation à faire partie du service des ressources humaines et doit disposer des compétences nécessaires pour exercer ce rôle. Sa mission est d’orienter, informer et accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes. Il est donc un interlocuteur privilégié des salariés qui seraient témoins ou victimes de ces faits. La loi ne prévoit aucun moyen particulier pour que le référent employeur puisse exercer cette mission.

Les coordonnées (adresse, numéro d’appel) des deux référents, CSE et employeur doivent faire l’objet d’une information dans les lieux de travail, ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche (art L1153-1 du code du travail).

En l’absence de désignation de ces référents, la loi ne prévoit pas de sanction. Toutefois, il serait possible pour le salarié victime de harcèlement sexuel ou d’agissements sexistes, d’engager la responsabilité civile de l’employeur sur le fondement de la violation de l’obligation de sécurité. L’employeur a donc tout intérêt à en désigner, et ce même si l’existence de ces référents ne suffit pas à elle-seule à écarter la responsabilité de l’employeur, notamment en cas de harcèlement sexuel.

2. Référent « Handicap »

Depuis le 7 septembre 2018, un référent chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les personnes handicapées doit être désigné dans les entreprises de 250 salariés et plus (art. L5213-6-1 du code du travail). Il peut s’agir du responsable RH, du chargé de mission handicap, du responsable RSE par exemple. Les missions du référent « Handicap » ne sont pas définies par la loi. Son objectif est de favoriser l’insertion et le maintien dans l’emploi des salariés handicapés, être garant de la mise en œuvre du plan d’action, veiller à l’égalité de traitement, être force de proposition pour le développement et l’accessibilité des formations, … Il doit pour cela identifier les besoins spécifiques dans l’entreprise, définir les réponses à apporter et assurer le suivi de la politique globale handicap. Il doit construire une équipe pluriprofessionnelle composée d’acteurs internes (managers, recruteurs, médecine du travail, CSE) et externes (Agefiph, Maison départementale des personnes handicapées…). Pour se faire, le référent « Handicap » doit avoir une bonne connaissance de la règlementation en matière d’emploi des personnes handicapées et des aides, se constituer un réseau de partenaires, participer à des cessions de formation.

En cas d’absence de référent « Handicap », aucune sanction n’est prévue par la loi. Toutefois, l’absence de référent pourrait révéler l’absence de politique d’emploi en faveur des travailleurs en situation de handicap, étant rappelé que des mesures appropriées doivent être adoptées pour permettre aux salariés concernés d’être maintenus dans leur emploi ou d’y progresser.

3. Référent « RGPD »

Depuis le 25 mai 2018, le délégué de la protection des données (DPD ou DPO « Data Protection Officer ») remplace le correspondant informatique et libertés. Sa désignation est obligatoire dans les entreprises de 250 salariés et plus et facultatives dans les autres mais vivement conseillée. Il est également obligatoirement désigné si l’entreprise effectue des traitements à grande échelle de suivi régulier et systématique des personnes, des traitements de données sensibles ou relatives à des condamnations pénales et infractions. Il doit être désigné « sur la base de ses qualités professionnelles et, en particulier de ses connaissances spécialisées du droit et des pratiques en matière de protection des données, et de sa capacité à accomplir ses missions ». (article 37.5 du RGPD). Il n’existe pas de profil type du délégué qui peut être une personne issue du domaine technique, juridique ou autre. La personne qui a vocation à devenir délégué à la protection doit pouvoir réunir les qualités et compétences suivantes : communiquer et exercer ses missions en toute indépendance, avoir une expertise en matière de législations et pratiques en matière de protection des données, acquise notamment grâce à une formation.

Le DPO, qui est chargé de faire en sorte que l’entreprise soit en conformité avec le règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD), a pour missions :

– De contrôler le respect du règlement et du droit national en matière de protection des données, de conseiller l’entreprise sur la réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données et d’en vérifier l’exécution, ainsi que de coopérer avec l’autorité de contrôle et d’être le point de contact de celle-ci.

Les coordonnées du DPO doivent être communiquées à la CNIL, au CSE ainsi qu’à l’ensemble du personnel.

A défaut de nomination de ce référent “DPO”, l’employeur peut être sanctionné par des amendes administratives d’un montant maximal de 10 millions d’euros ou jusqu’à 2% du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, suivant le montant le plus élevé.

4. Référent « Sécurité-prévention des risques professionnels »

Depuis le 1er juin 2012, quel que soit l’effectif de l’entreprise, l’employeur doit désigner, après avis du CSE, un ou plusieurs salariés compétents pour s’occuper des activités de protection et de prévention des risques professionnels de l’entreprise (art. L4644-1 du code du travail). Il peut s’agir du responsable sécurité de l’entreprise par exemple. Ce référent est chargé d’évaluer les risques professionnels en collaboration avec l’employeur, d’élaborer des actions contre ces risques, de s’assurer de leur exécution et suivi, d’informer les salariés sur l’hygiène et la sécurité au travail.

En cas d’absence de référent « Sécurité-prévention des risques professionnels », aucune sanction n’est prévue par la loi, mais la responsabilité de l’employeur pourrait être engagée sur le fondement d’une violation de son obligation de sécurité, notamment en cas d’accident grave ou mortel.

5. Référent « Alertes professionnelles » (lanceur d’alerte)

Depuis le 1er janvier 2018, dans les entreprises de 50 salariés et plus, l’employeur doit également désigner un référent chargé de recueillir et de traiter les alertes professionnelles par les salariés. Le référent peut être un salarié de l’entreprise (responsable ressources humaines par exemple) ou un référent externe (avocat…). Le lanceur d’alerte peut signaler un crime, un délai, une violation grave, une menace ou un préjudice.

En l’absence de désignation d’un référent « Alertes professionnelles », aucune sanction n’est prévue. Toutefois, elle pourrait conduire les salariés à rendre leurs alertes publiques et à bénéficier d’une protection en raison de leur qualité de lanceur d’alerte, ce dernier ne pouvant être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, à peine de nullité.

D’autres référents non obligatoires peuvent être désignés, comme le référent « Covid-19 » qui est d’ailleurs préconisé par le protocole national de déconfinement ou le référent « harcèlement moral » qui tend à s’ajouter à celui du « harcèlement sexuel ». La désignation d’autres référents, adaptés à l’entreprise, est donc possible par accord collectif. Mais attention, pour que ces désignations aient un véritable intérêt et soient efficaces, il faut impérativement que les référents, quels qu’ils soient, puissent bénéficier des moyens nécessaires à l’exercice de leurs missions (temps, liberté de circulation, formations…).

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